Het Scheepvaartmuseum laat zien hoe water werelden verbindt. Het museum staat bekend als een spraakmakend en toonaangevend museum met een van de meest bijzondere maritieme collecties ter wereld. Dagelijks ontvangen we veel bezoekers, variërend van museumliefhebbers tot dagtoeristen en schoolklassen. Daarnaast is het prachtige gebouw een mooie evenementenlocatie.

Het directiesecretariaat wordt gevormd door twee collega’s die er samen voor zorgen dat achter de schermen van het museum de administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. 

Ter versterking van dit team is Het Scheepvaartmuseum op zoek naar een:

Medewerker secretariaat (24 uur)


Wat ga je doen?

Samen met de directiesecretaresse verricht je allerhande secretariële, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de algemeen directeur, het secretariaat, en het managementteam. Daarnaast ben je het (telefonisch) aanspreekpunt voor museumbezoekers, gasten en collega’s. 

Daartoe:

  • Verwerk je adequaat alle binnenkomende post, telefoongesprekken en e-mails;
  • Onderhoud en werk je met het CRM systeem (Engage 365); 
  • Ontvang je (zakelijke) gasten, en ben je (mede)organisator van ontvangsten;
  • Bereid je vergaderingen voor (o.a. afdelingsoverleggen en projectgroepen), begeleid je deze en volg je deze op. 
  • Bied je organisatorische ondersteuning bij (projectmatige) activiteiten en los je bijbehorende praktische zaken op;
  • Ondersteun je diverse afdelingen, o.a. bij:
    • Het schrijven van afdelings- en jaarverslagen;
    • Het opmaken, versturen en verwerken van uitnodigingen voor openingen en relatie-events;
    • Het afhandelen van klachten- en de pr- inbox;
    • Het incidenteel ontvangen en begeleiden van tv- en filmploegen;
    • Het verzendklaar maken van uitgaande post, waaronder mailings (o.a. via Mailchimp).

Wie zoeken wij?

Voor deze afwisselende functie zoeken wij een servicegerichte, organisatorisch sterke en computervaardige collega. Je vindt het leuk om gasten en collega’s te helpen met allerlei vragen en bent vindingrijk als het gaat om het vinden van oplossingen voor problemen. Je bent proactief en houdt ervan om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. 

Verder vragen wij:

  • Een afgeronde relevante MBO -opleiding;
  • Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal (een extra vreemde taal is een pré);
  • Kennis van en ervaring  met het Microsoft Office-pakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook) en CRM systemen;

Wat bieden wij?

  • Een werkplek in één van de mooiste musea van Amsterdam;
  • Een jaarcontract, met uitzicht op verlenging, voor 24 uur per week (in ieder geval de vrijdag, de overige dagen zijn in overleg te bepalen); 
  • Het salaris is afhankelijk van opleiding en werkervaring en ligt tussen €2.277,- en €2.777,- Het dienstverband wordt afgesloten met de Stichting Nederlands Scheepvaartmuseum Amsterdam. De Museum CAO is van toepassing;
  • 8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering; 
  • Deelname aan pensioenregeling en korting op collectieve verzekeringen; 
  • Ruimte voor ontplooiing en ontwikkeling; 
  • Een museumkaart, vrijkaarten voor het museum en korting in het restaurant en winkel.

Reageren

Herken je jezelf in het profiel en ben je enthousiast over de functie? Solliciteer dan zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 14 augustus via onderstaande sollicitatiebutton. Voldoe je niet aan alle voorwaarden, maar denk je dat deze functie wél bij je past? Reageer dan zeker.

Voor meer informatie over de inhoud van deze vacature kun je per mail of telefonisch contact opnemen met Ellen Wybenga (directiesecretaresse) via ewybenga@hetscheepvaartmuseum.nl  of 06-27053368. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met de afdeling HR, tel. (020) 52 32 425. Graag vermelden wij alvast dat de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.

Het Scheepvaartmuseum onderschrijft de Code Diversiteit en Inclusie. Wij vinden het belangrijk om een divers medewerkersbestand te hebben en een inclusieve werkomgeving te creëren waar ruimte is voor verschillen. Het museum heeft bij deze werving- en selectieprocedure voorkeur voor iemand die de diversiteit binnen de organisatie versterkt.

* Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
 

Het Scheepvaartmuseum maakt gebruik van cookies. Meer weten? Lees onze cookieverklaring.